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品質マネジメントシステム四方山話
No.141
実録 移行／第１回更新審査（前半）
サクラサク
指摘事項２件。１９，２０日の審査は、是正処置が必要な不適合もなく無事、終了しました。これまで６回外部審査が行われましたが、不適合指摘がされなかったことは今回初めてのことです(^^)//""""""パチパチ。これは、当社では快挙と言える出来事です。これも日頃、社員の皆さんがキチンとシステムを運用してくれたおかげと言えます。これからも自信と責任をもってシステムの運用にあたっていただきたいと思います。
そんなわけで今週は『実録 移行／第１回更新審査』と題して、審査風景を振り返ってみます。
１９日 ８：４０
審査員到着。社長室で社長はじめ役員の皆さんがあいさつをしてるとのこと。
今回も私は、案内役として審査につきっきりの予定。実はこの時になって、詳細なタイムスケジュールを打ち出し、JISQ9001とマニュアル・規定類等をワタワタと揃えた。余裕の対応と言いたいところだが、現業が忙しくそこまで手が回らなかったのが実情である。この時になって、妙な緊張感に襲われる。うー、マニュアルぐらいもう一度見ておくんだった・・・--;
９：００ 初回会議
まずは、受審側、審査員双方の紹介。今回から審査員には新たな方が加わる。一見優しそうにも見えるし、厳しそうにも見える。どんな審査をされるのか少し楽しみだ。
次に、組織の確認、審査の目的・範囲、審査の進め方などが確認される。
組織変更として情報システム担当部署が品質管理部門から業務部門に移動したことが品質管理責任者より説明される。・・・って、うちの部署じゃん・・・すっかり忘れていた。となると、審査内容も変わるかもしれない・・・心はブルーに、手に汗を感じる。
会議の終わりに、書類審査の結果を説明される。その中で、今回のマニュアルで適用除外とした『7.5.2製造及びサービスの提供に関するプロセスの妥当性確認』が本当にこれに該当するプロセスがないのか見直しをお願いされる。逆に言えば、本当にそのようなプロセスがないのか審査されると言うこと。業務部門の皆さん大丈夫？
９：３０ 経営者面談
要求事項に従って社長の考えがヒアリングされる。
まずは、２０００年版への移行について社長の考えを聞かれる。社長曰く『顧客満足、システムの改善等に関しての強化されており、また、２０００年版の方が私たちの業種にあっている』とのこと。さすが、ツボを押さえた回答に感心する。どうやら、私は本当に案内役に徹していいようだ。
あとは、審査と言うより、経営者と経営者との懇談のように審査が進む。『顧客要求事項を満たすことの重要性の周知』、『品質方針、目標及び展開』、『マネジメントレビュー』、『資源の運用管理』、『社員への教育訓練』・・・時事を交えながら次から次へと審査が進む。
途中、顧客満足の調査方法について、社長と審査員の意見交換が行われる。主審審査員は役所のOBと言うこともあり、顧客満足のアンケート調査についておもしろい考察をされていた。今後の取り組みに大いに参考となる。
時間通り、経営者面談は終了。日頃、なかなか耳にできない、社長の経営に対する考えを聞くことができた。社員の皆さんには、経営面談の議事録を是非一読して欲しいと思う。
１１：００ 品質管理責任者・品質管理担当部署
引き続き、管理責任者と本支社品質管理担当部署の審査が行われる。
審査範囲としては、要求事項の４章、５章、６章、８章と幅広い。そのため、昼食休憩をはさんで１４：００迄の予定。
まずは、必須科目（？）の『内部監査』の実施状況、『クレーム処理』の状況、『是正処置、予防処置』の実施状況について審査される。途中、審査員の質問と品質管理責任者の回答がかみ合わないことが何度か・・・。更新審査と言うこともあり、品質管理責任者もかなり緊張していることだろう。リラックスモードの私は、ときより口をはさみながら軌道修正を。
ここでの審査のポイントは、やはり品質目標の展開、次に継続的改善、そして顧客満足。これだけで審査の半分以上は費やされた。
いくつか、システム改善になるようなヒントを頂きながら審査は無事終了。
１１：００ 営業担当部署
品質管理責任者・品質管理担当部署の審査と平行して、別室では営業担当部署の審査が行われる。こちらの審査風景については、この案内係を担当した支社調査測量担当部署長から報告頂くことにする。
途中、写真撮影のため、こちらに審査会場に行ったところ、タイミングよく品質方針、目標の説明をしている営業担当部署の井上さんを撮影。審査してるって感じでしょ？
１４：００ 管理担当部署
別室にて審査。
１４：００ 情報システム担当部署
３年ぶりに、被審査部署側の席に座る。完全に忘れていた感覚。無罪を主張する被告人のような気分（たぶん＾＾；）。
まずは、部署の役割の説明を求められる。組織上は、業務部門に移行したとは言え、役割としてはまだスタッフのまま。これまで通りQMS上での役割は、品質文書管理支援、社内情報システムの運用管理、情報処理業務支援であることを伝える。『ゆうなれば縁の下の力持ちですね』と納得して頂いた。
次に、部署目標について。前年度の部署目標の評価書を提示したら、３つの目標の内、２つが全く未達成・・・(^_^;このことについて何か言われるかと思ったら、目標の達成基準と、達成計画を確認して終わり。最後に『大きな目標もいいのですが・・・』と同情（？）される。恥ずかしさの中で、達成可能な目標を立てる立てた目標は達成できるようにしなければならないと心に誓う。
審査は、情報システム業務へと話が進む。が、現在当社のQMS上では顧客に対する情報システム業務は、調査測量業務として扱われている。つまり、当部署が主体となって業務を進める仕組みにはなっていないのである。そのため、この部分に関する審査は、行えないことになった。実は、情報システム業務については２０００年版対応作業と当時にシステムの適用範囲にくわえることとなっていたのだが、私の怠慢により、未だQMSに載っていない。組織変更だけが先行したかたちなのである。『来年の審査には一つぐらい審査して頂けるように対応します』と、説明してこの項は終了。これは、審査員も予想していなかったらしく、その後は、コンピュータシステム管理とソフトウェア管理について深く審査。それでも、予定より早く審査が終了。もちろん（？）不適合指摘はなし・
１５：４０
審査員は別室で今日の審査の取りまとめ。業務室では、一足先に今日の審査結果の予想。応対者、書記などの報告では、指摘事項は見あたらないとのこと。まずは一安心。
１６：３０ 日毎会議
審査員から、今日一日の審査結果の報告。結果、紙に書いての指摘事項はないとのこと。よかった点として『皆さんが真剣に取り組んでいる』、『クレームが減少している』、『工程の検査もよく実施されている』、『文書、記録の管理がキチンとされている』とお褒めの言葉あを頂く。内心喜んでいると、『明日はどうなるかわかりませんが・・・』と、釘を刺される。
まずは前半戦終了。勝負は明日。次回、怒濤の後半戦に続く。（今週中にはナンとか続きを・・・）
(2002/ 4/22)
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