品質システム四方山話 No.94

　先週末、１８・１９日に開催された第３回の定期審査が無事（？）終了しました。今回の審査は、支社品質保証担当部署が中心となってその対応をしていただきました。案内役として全ての審査に立ち会った私から見ても、落ち着いた応対や要領をえた回答などを見ていると、日頃からシステムが稼働していることを知ることができました。
　支社のみなさん、本当にお疲れさまでした。

　さて、今回は四方山話は、その審査対応の中心となって活躍してくれた支社品質保証担当部署長より『第３回定期審査を受審して』と題して寄稿頂きましたので紹介します。

当社がISO9001を認証取得し早2年、第3回の定期審査は庄内支社を会場に行われました。初めに今回の受審体制について少し説明します。
　人員配置は支社の品質担当で行い、部署長・回答者は支社職員をベテラン本社品質担当部署員からは案内係と選任書記の大役を依頼しました。また、その他の係には「ISO9000建設業内部品質監査員講習会」の支社受講者を部署書記や連絡係等に抜擢し経営者面談・品質管理責任者・各担当部署の受審時に同席して普段聞くことの少ない審査のやり取りを生で実感し集中しながら記録を取ることにより今後の（移行）審査等の参考になればという願いで各担当者を選任しました。効果の確認はまだ行っていませんが後の「四方山･･･」に感想が投稿なることでしょう。次回より楽しみにしていて下さい。

私はというと初日は、品質管理責任者の受審に品質保証担当として同席しましたが審査員の質問に対し、当社品質管理責任者の回答及び記録の提示が的確に行われ審査員がチェックリストに１問ずつOKと書くのを確認出来るほど余裕で見ていました。
　翌日は朝1番の営業担当部署に本・支社部署長の間に挟まれ回答者としての参加です。審査員は昨日に引続きという顔で自分を見ているようでしたが真正面に１対１で座り少し緊張しました。営業担当部署の審査内容は「4.3契約内容の確認」「4.6購買」を中心に品質記録の業務文書や外注発生物件の質問ついての１問1答を繰返し行い、説明しながら背中に汗をかく自分がそこにいました。審査も中盤に入ると営業担当部署の分野を外れて管理担当や業務担当まで脱線してしまう事もしばしありました。それが後の業務担当部署にて発生のＹ指摘に波及したのかもしれません（ゴメンナサイ）。しかし営業担当部署の審査としては、今回初めて回答者となり受審させていただき回答方法についても勉強になりました。本・支社営業担当部署長はドッシリ構え何時でも応援OKの体制をとっていましたが問題もなく無事に終了することが出来ました。
　後の設計担当部署・現場審査を含めた調査測量担当部署については受審者の話や議事録で確認を行いましたが、審査員の質問に長時間のやり取りもあったようですが皆さんテキパキと回答した事について確認をしました。やはり定期審査も3回目となると品質システムも定着しつつ回答術についてもレベルアップが図られている事を実感しました。
　審査結果としては「軽微な不適合（Ｙ）1件」「確認事項（Ｚ）1件」の2件について指摘を受けました。Ｙ指摘については、審査終了後の当日、部署長会議を開催し様々な原因(意見)を考え後の是正処置に反映します。これも品質の向上につながる事を前程に改訂等を行うISO流の考え方だと思われます。

認証取得後2年が経過し第3回定期審査は無事終了することが出来ましたが、明日からも当社の品質システムに則り各担当部署員が作業を行えるよう自分を含め品質保証担当部署で協力体制をとっていきますので意見等がありましたらどんどん言ってください。

最後になりますが今回の定期審査に協力してくれた本社品質保証担当部署員（初日に気合を入れすぎて2日目体調不良の方もおりましたが）、また助っ人として早朝より来社いただいたG課長、N課長、そして事前準備から後片付けまで多大な協力をいただいた庄内支社の皆様に感謝しお礼申上げます。

※今回の定期審査に対し支社で慰労会を開催したいと思います。多数参加をお願いし終わりたいと思います。

　寄稿ありがとうございました。
　文中にあったように、支社品質保証担当部署長は社内受審組織の”仕切”をしながら、品質管理責任者のサポートまた営業担当部署員として営業担当部署の回答者を努めていただきました。お金と暇があれば私が支社品質保証担当部署長を慰労してあげたいくらいです。本当にお疲れさまでした＆ありがとうございました。
　因みに、初日に気合いを入れすぎて体調不良となったのは私ではありませんので念のため・・・＾＾；

　今回の審査もデジカメで審査風景の一部始終を収めましたので、簡単に審査状況を説明しながら紹介したいと思います。

審査員到着　１３：００
　審査員を酒田駅まで迎えにでた社員は審査員との面識がないと聞いていたので間違いなく送迎できるかの心配をよそに無事（？）到着。
　審査を前に移動の疲れを和らげるために、審査員には社長、支社長等とティータイムを取っていただく。その間、初回会議に出席する社員の顔つきが心なしか緊張し始める。間もなく審査がスタート。

初回会議　１３：２０～
　審査に先立っての確認が主な内容。私の初仕事はこの会議で受審者側の出席者を紹介すること。支社役職名をど忘れするものの無事に任務完了。会議もとんとんと進み、経営者面談へ。

経営者面談　１３：３０～
　事前のティータイムがよかったのか、或いは社長が慣れたのか、面談はスムーズに、また和やかに進む。雑談も含めて約４０分。ナンの問題もなく終了。もっとも面談なので問題があっても審査員は問題にしないで、次の管理責任者へこってりと審査するのがパターン。管理責任者への審査が楽しみ＾＾？
　因みに、今回の社長面談で審査員が質問した内容は次の通り。
　１）品質方針の状態
　２）品質目標の達成状況
　３）顧客ニーズの変化をどう捉えているか
　４）具体的な経営資源について
　５）社長が計画して一年を通じて実施していること
　６）顧客の満足をどう捉えているか
　７）これか品質システムで実施しようと考えていること
　８）ISO9001を取得して良かったこと
　質問のあちらこちらに２０００年版で要求されることも含まれていたが、６）の質問はそのまんま２０００年版要求事項。次回は２０００年版で受審予定。良い予行演習になりました。

管理責任者審査　１４：１０～
　今回の審査でもっとも時間が費やされた審査。つまり、審査される内容が盛りだくさんと言うことだ。経営者面談で求められなかった品質目標の実施記録やマネージメントレビューの実施記録など、とにかく記録に基づいて審査が行われる。監査される側としては、この様に記録に基づいて監査してもらった方が、記録に基づいた事実の説明ができるので、監査されやすいと言える。そのため、品質管理責任者も余裕の応対。
　途中、何ヶ所か、これ以上深く突っ込まれると指摘されそうな事象にでくわしても、審査員の寛大な配慮のおかげ（？）で、ありがたい審査員の独り言でそれ以上は不問。こっちは、冷や汗をかきながら、改善項目としてメモ(._.) φ 。
　また、記録の管理状態を確認したいとのこと、審査員を品質文書管理棚（事務室）へご案内。事前に審査員が来ることを知らずに事務室にいた、支社長等はビックリ( ・_・;)。支社長の心配をよそに、状態の確認をして再び審査会場へ。
　結局、管理責任者への審査では、不適合、指摘事項共になし。前回までは、一つ二つ、ここで指摘されていたことを思えば上々の滑り出し。明日以降の審査が楽しみ。

日毎会議　１６：３０～
　日毎会議は、その日の審査で指摘された不適合や指摘事項の場。しかし、この会議ではそれらの指摘がされることなく、また『キチンとシステムが稼働していることを確認できました』とお褒めの言葉をもらって終了。

　審査員をホテルに送迎する車を見送り、支社品質保証担当部署長と明日の簡単な打ち合わせをして、私は１７：１５頃に本社に向けて帰社。明るいうちに本社到着。自席に戻ってから、現場審査でパーティー長を努めてくれるKoji君に応対のお願いをするのを忘れたことに気づく。明日は少し早くでて、一言お願いしなくては・・・。そう言えば、Koji君は前回支社審査の時の現場審査でもパーティー長を努めてくれたことを思い出した。その内容を四方山話にも寄稿してくれていたことを思い出し、それを読んでみると・・・前回も立派な応対をしてくれたことを思い出し、妙に安心。帰宅。

　８時過ぎに支社到着。今日の現場審査でパーティー長を努めるKoji君のとこへ。『審査よろしくたのむな～』というと、『わかりました』と笑顔で応えてくれた。これで現場審査はOK！私は確信。　審査員は８時５０分予定通り到着。２日目の審査がいよいよスタート。

営業担当部署審査　９：００～
　時間通りに審査開始。営業の審査なのになぜか、支社品質保証担当部署長が応対者の席に座っている。その上、審査員の質問に全部答え、脇にいる営業担当部署長は口を開く気配がない・・・。この状況を理解するまでにしばらく時間がかかった。支社品質保証担当部署長は営業担当部署員でもあり、今回の回答は営業担当部署員として答えている、何かあったとき営業部署長が助言をするということらしい。納得。
　現業において支社品質保証担当部署長は、品質保証、営業の他に実業もこなしている。つまり、調査測量業務に関わることにも詳しいのだ。そのためか審査は営業の範囲を超えてそちらにも話がおよぶ。審査員が業務で作成した品質記録をめくっていると、突然審査員の動きが止まる。『この最終検査でいいのかな～』。同席者一同息をのむ。ナンでも、最終検査の実施が不十分だというのだ。なぜ不十分なんか簡単に説明をしてくれたのだが、その時の私の感じでは、『審査員が言わんとすることはわかるのだが、規定要求事項で求められたこと以上のことを独り言されている』と思いありがたくメモ(._.) φ 。営業審査の範疇を越えたこともあり、詳しくは調査測量の審査で引き続きすることで、この件は一時中断。後にこれが不適合指摘になるとは思っていなかった。
　そつなく審査終了を迎え、気づけば支社営業担当部署長は二言口をひらき、本社営業担当部署長は全く口を開くことはなかった。ほぼ満点の応対。

設計担当部署審査　１０：２０～
　設計担当部署への審査が始まる。こちらも、非常に順調に審査が進む。不適合品の処理の仕方について、『もっと踏み込んだ原因追及をした方がよい。設計と施工とのつながりを考えると、遭遇する問題がタダ単に図面の誤りにだけではないことがわかると思いますよ』とありがたい独り言を頂く。この件については支社設計担当部署長から、四方山話を頂く予定なのでその時にでもふれられるかもしれない。
　この審査では、製品の識別の状態と外部文書の管理状態の確認が行われ、審査員はじめ受審者一行は、業務室へ。業務室の空気が緊張したのがわかる。が、そこにいる社員はいたって冷静に仕事をこなしている。その背後で、事務室に控えていた品質管理責任者が飛び出してきてウロウロしていたのを私は見逃さなかった。これだけの大人数が移動するのだから、品質管理責任者が驚いたのもムリもない。しかし、品質管理責任者の心配もよそに、業務室での確認も終わり引き続き、審査会場で続行。
　その途中で、大粒の雨が降り出す。遠くに雷も聞こえる。現場審査は雨になりそうだ。そう言えば、前回支社の現場審査も大荒れの天気だった。今回も大荒れになるのだろうか・・・小雨になればいいなと思いながら、設計の審査は終了。

　昼食、大変おいしく弁当を頂く。思えばこれまでの審査の中で一番おいしく弁当を頂いているのに気づく。弁当そのものもおいしいのだが、味わう余裕があるのだ。このまま、午後も順調に終了することを願う。

調査測量担当部署現場審査　１２：５０～
　午後の審査開始１０分前に、審査員に尋ねたところ、準備がでているのならこれから現場審査に出向いても良いとのこと。お言葉に甘えて早めに現場に向かう。
　現場に向かう途中で、薄日が差しはじめていることに気づく。天気が回復しそうだ。聞けばこの日は酒田祭りとか。そのせいか市内の道が混んでいる。少し遅れて現場到着。現場では、作業パーティーが既に我々の到着を待っていた。現場説明を担当してくれる支社調査測量係長とパーティー長へ案内係をバトンタッチ。ここからは、大変よく審査員に説明をしてもらった。特に、パーティー長のKoji君の良さには感心。今朝の笑顔の意味がよくわかった。現場に滞在すること約２０分。小雨に見舞われながらも無事現場審査は完了。支社に戻って１３：３５。

調査測量担当部場審査　１３：４０～
　４０分から審査が再開。実はここからが今回の審査の山場。
　まず、購買の注文の中に規格が明かでない購買品が注文されているとの指摘を頂く。たまたま、その購買注文書作成者が審査に同席していたこともあり、本人は過去に何度もこれで注文しているんだと主張するがこれはどう見てもこちらの分が悪い。私の判断でこちらの非として認めることにた。
　引き続き審査は進み、『もう指摘事項はないだろう』と思っていたのだが、そう、営業担当部署で話題になったあの件が残っていた。こちらの考えとしては、指摘された物件の最終検査は実施もその方法もそれで十分と考えていたが、審査員の指摘では実施も不十分で最終検査の実施記録もないとのこと。この時、受審側と審査員の考えが対立し、話はISO9001規格の解釈論まで至ることになった。ここは当社としても、当社なりの確固たる考えを持って運用してきたところでもあり、おいそれとは審査員の指摘に同意できないところでもある。結局、審査会場に品質管理責任者の同席を求め、改めて指摘内容について審査員と話し合うことに。もう、ここからは審査と言うよりはISO９００１規格の勉強会の様相。品質管理責任者、調査測量担当部署審査受審者、、書記そして私と、審査に加わっていた社員もあわせ審査員との意見交換会。結局、審査員の指摘通り両者合意の上、不適合指摘として受け入れることになった。この辺の詳細については、支社調査測量係長へ四方山話の寄稿を依頼していますので後日報告があるかもしれません。
　なんだかんだとあっても、時間通りに、予定通りに審査は終了。みなさんお疲れの様子。私は、とてもエキサイティングな審査で、個人的にはたのしかったです＾＾；。

　日毎会議、最終会議が始まるまでの約４０分間。話題はもちろん、この指摘について。審査員との意見交換の上での合意事項と言うこともあり、早くもその是正策についてあれやこれやと話が聞こえている。

日毎会議・最終会議　１６：３０～
　日毎会議では、その日の審査結果について報告。結果は、規格が記載されなかった購買文書について確認事項（Z指摘）を、そして例の最終検査については軽微な不適合（Y指摘）を頂戴することなる。
　その後、最終会議に移り、結論として６月の判定会議へは当社システムがISO9001に準拠しているとの報告をする（つまり合格）と審査員より説明があり、また不適合事項の処理について調整が図られ、無事審査は終了。

部署長等会議　１７：００～
　審査員もお帰りになりこれで終わりというわけにはいかない。不適合指摘に対する是正をしなくはならない。この処置が審査員に認められないと定期審査にパスしたとは言えない。審査よりもむしろこの処置の方が重要なののだ。
　まずは、是正処置を決定するにあたって、十分な不適合原因の洗い出しが不可欠。当日は、審査終了後直ちに部署長等会議を実施して、原因の洗い出しをブレーンストーミング手法にて行う。この手法は、よりよい是正をするために、いろんな面から問題点を探ることを目的にして、この会議に参加した部署長等から、意見の善し悪しを関係なくして様々な原因と思われることを提起してもらうことにある。
　約１時間半にわたる意見交換の末、一つの不適合について１２もの原因をあげることができた。あとは、事務局一任でこの中から、もっとも適切と思われる原因を選び出し、それにあった対策を検討することになる。
　この作業が終わって、１９：００。会議室からでると、支社にはほとんど人が残っていない。土曜日出勤の祭りの日ですからムリもない。本当は、部署長等会議で残っていた支社みなさんも色々あったろうに、いやな顔一つも見えない。それどころが、笑みさえ見える。それだけ充実した審査を受けられた証なのかもしれない。
　私は、その時改めて、審査に対する支社のみなさんの意気込みと品質システムへの自負を知った。
　支社のみなさん、本当にお疲れさまでした。m(__)m

　今週は、四方山話をもう一つ。先々週から２０００年版対応について格差業分科会のメンバーから寄稿を頂いていました。今回は『８．測定、分析及び改善』分科会から寄稿を頂いています。そこ寄稿はページを変えてこちらから（No95へ）。

第3回定期審査を受審して